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会议截止日期:综合指南[提示和信息图表]

网上有无数的文章教你如何在截止日期前完成任务。然而,它们大多只提供一般性的策略。在本文中,我们将关注问题的根源,而不是次要问题

标题图片简要介绍了文章的主要方面。

我们已经准备了一份完整的指南,指导你按时交作业并在其他期限内完成。

关于截止日期,有两件事需要理解:

  • 我们为什么需要他们?
  • 为什么我们会想念他们?

下面,你会发现一些有用的信息,关于该做什么,不该做什么,以及如何对截止日期形成积极的态度。

现在,

回到你现在的最后期限!做完后再回来

为什么我们需要截止日期?

说实话,最后期限激励我们在有限的时间内做更多的事情。

能在最后期限前完成=富有成效。将截止日期视为小目标帮助你实现更大的目标。

在本节中,我们将解释为什么每个人都需要设定最后期限。

最后期限刺激活动

  • 最后期限是刺激因素。即使你把某件事留到最后一刻,最后期限仍然会促使你完成工作。

人们喜欢拖延,对吧?有时候,很难不去。想象一下如果没有最后期限…

如果没有最后期限,我们很可能什么都做不了。

最后期限明确目标和步骤

  • 当我们有一个最后期限时,我们会努力计划完成任务所需的适当步骤和时间。知道自己有一点时间可以提高意识和生产力。

最好制定一个行动计划,并坚持到底。您可以创建待办事项列表、表格、日历中的提醒等。

在你开始之前,把你需要做的事情画出来是很重要的。你可以在以后修改它,但是一个清晰的结构将帮助你实现你的目标。

最后期限帮助你保持平衡

  • 有些人在压力下变得更有创造力。截止日期可以激励你从不同的角度看待你的工作,并帮助你优化你的时间。当你在压力下思考时,你的大脑会想出一些意想不到的想法。

同时,期限保护你远离完美主义。努力做好工作没什么错,但过分追求完美会浪费你的时间。最后期限限制了你工作和休息的时间。你仍然可以在不过度复杂化你的任务的情况下,富有成效并取得巨大的成果。

最后期限是一个协作工具

  • 说到团队合作,截止日期是效率的重要组成部分。它是一种工具,可以协调人们的日程安排,并为他们创造一个集思广益的机会。

知道自己是团队的一员会产生一种责任感。它激励你更加努力地工作,因为你知道错过最后期限会破坏每个人的结果

这幅图提供了人们需要设定最后期限的4个原因。

我们做错了什么?

好吧,现在我们明白了设定最后期限的重要性。

但为什么平均每10个截止日期中就有6个错过了呢?

以下是我们在截止日期前最常犯的错误。

我们在规定的时间内承担不切实际的项目

你可能认为努力工作和大量工作是生产力的标志。然而,他们不是。你必须有策略地计划你的工作,以充分利用你的时间。

承担一个大项目意味着你要把大部分时间都花在这个项目上。同时承担多个项目意味着同时处理多个任务,这不可避免地会降低你的生产力。你必须选择你的优先事项。

明智地计划你的时间,这样你就有时间休息,有足够的精力努力工作。

我们不制定具体的激励措施

你需要问自己两个问题并且诚实地回答。

如果我错过了最后期限怎么办?答案可能是从得到一个坏成绩到损害你的声誉或被开除。

如果我在最后期限前完成了怎么办?你可能会有更少的压力和更多的空闲时间。而且,你可以得到一个好成绩或加薪。

我们使用的是一般性的陈述,而不是很小的截止日期

大目标听起来不错,但它们并不能帮助你实现大目标。

我们用这个例子来解释:

假设你决定减肥。”“今年减掉15磅”是个模糊的目标。

然而,如果我们说,“买一个健身房会员;一周锻炼三次;现在,这是一个明确的目标,每周给你一个小的、可实现的最后期限,这样你就更有可能坚持你的计划。

我们不考虑不可预测的问题

这是错过最后期限的最常见原因之一。不要高估你的工作效率,尤其是当你开始一项新任务时。你永远不知道会发生什么。在这种情况下,现实比过于乐观要好。

把25%的时间留给意想不到的情况。如果你不需要额外的时间,别担心。比你预期的更早完成任务总是更好的。

你怎么能在最后期限前完成?

现在,我们进入了本文最激动人心的部分。我们怎样才能在最后期限前完成?

遵守截止日期的15条规则

  1. 创建截止日期和任务列表。即使你是一个天生负责任的人,你也不能把一切都记在脑子里。一张简单的论文 可以帮助你监控你的进度
  2. 有一个清晰而详细的计划,包括时间表。你需要从一开始就知道该怎么做。确保您估计了每个步骤的时间。逐步完成你的每日和每周目标
  3. 把你的工作分成几个阶段。为你工作的每一部分设定一个小的截止日期,集中精力于它们,而不是整个项目
  4. 使用计时器或时钟来跟踪你的工作效率。这是最直接的工具。跟踪每项任务的时间,以了解您的大致进度并安排未来的任务
  5. 把足够的时间花在这项任务上。不要以为你在整个工作期间都会很有效率。你确实需要不时休息
  6. 不要加班(除非情况危急)。当你累了,你的工作效率就会降低。给自己安排时间休息
  7. 建立奖励制度。每次完成重要任务或选择其他奖励时,都要休息一下
  8. 专注于当前步骤。计划是你工作中必不可少的一部分,但不要被它缠住。避免把更多的时间花在思考而不是实际去做
  9. 如果你没有时间,就用逆向计划。这意味着你应该先为每个里程碑设定一个截止日期,然后再考虑如何实现它
  10. 保持你的工作场所干净。保持你的区域整洁可以节省你的时间和保持你的组织。一个整洁的空间也能让你的思想井然有序
  11. 沟通并获得反馈。也许你的上司或朋友能以全新的眼光看待你的工作。不要害怕向他们征求意见
  12. 不要设定不可能的最后期限. 一开始你可能很有动力,也很有效率,但迟早,你会感到精疲力尽。有耐力比快速前进更重要
  13. 设置提醒。手机或笔记本电脑可以成为你的救星。根据您的工作计划在日历中设置推送通知或注释事件
  14. 创建一个团队。目标和期限相似的人在一起工作往往更有效率
  15. 定义风险。想一想在这个过程中可能出现的困难,并确保你能处理它们
信息图包含了如何在截止日期前完成任务的信息。

📢 会议截止日期:回顾

所以,我们今天学到的主要内容是:

✔️最后期限可以是你的朋友,而不是你的敌人。 如果你知道如何让最后期限为你工作,你就永远不会感到压力。
✔️计划就是一切。 一个好的计划可以节省你几个小时的时间。
✔️在设定目标和时间限制时,你需要具体化。 当你开始工作时,你不应该有盲点。
✔️估计错过最后期限的损失。 弄清楚你可能会失去什么,以及如何避免这样做。
✔️为意外情况留出一些额外的时间。 不要完全依赖于乐观的情况。
✔️别让自己超负荷。 你需要足够的休息来提高效率。
✔️把一切都写下来。 这会让你的大脑远离太多的信息。
✔️把你的项目分解成更小的部分。 这种方法将帮助你更快地看到自己的进步。
✔️合作并征求意见。 尽早发现并避免你的错误。

祝你好运,保持高效率!

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